De werkwijze van eQure & Care is gebaseerd op de overtuiging dat een integrale aanpak van project- en verandermanagement en leiderschap cruciaal is voor het behalen van het gewenste resultaat.

Programmamanagement in de Zorg

Organisaties worden in toenemende mate uitgedaagd om veranderingen door te voeren vanwege veranderingen in de markt, technologische innovaties, fusies, outsourcing of wet- en regelgeving. Ervaring leert dat organisaties niet altijd in staat zijn om de noodzakelijke veranderingen door te voeren. Programmamanagement is hiervoor een efficiënt en effectief hulpmiddel mits juist ingevoerd.

 

Wat is Programmamanagement ?

Onder Programmamanagement wordt verstaan de gecoördineerde organisatie, sturing en implementatie van een projectendossier en transformatieactiviteiten om eindresultaten te bereiken en baten te realiseren die van strategisch belang zijn[1].

 

Uit bovenstaande definitie zijn een aantal belangrijke elementen te halen:

  • Een programma omvat over het algemeen meerdere met elkaar samenhangende projecten;
  • Een programma beheerst de natuurlijke spanning tussen bedrijfsstrategie, projecten, activiteiten en business-as-usual, gericht op een verandering die tegemoetkomt aan de behoeften van de organisatie en haar stakeholders;
  • Het gaat om veranderingen/transformaties die van strategisch belang zijn.

Een programma is net als een project een tijdelijke organisatie. De belangrijkste verschillen tussen een programma en project zijn:

  • Doorlooptijd: Een programma kent meestal een langere levensduur dan een project. Een programma kent vaak een minder duidelijk aanwijsbaar einde dan een project;
  • Doelstellingen: Waar projecten in de regel gestuurd worden door op te leveren producten, wordt een programma gedreven door een visie van de eindsituatie en een verscheidenheid aan samenhangende (strategische) doelen;
  • Complexiteit: een programma kan meerdere projecten en processen omvatten en de organisatie die hierop is afgestemd is omvangrijker (en complexer).

Een programmamanager heeft dan ook doorgaans meer te maken met verandermanagement dan een projectmanager.

 

Waarom programmamanagement

De uitdagingen waar de Zorg mee te maken heeft, zijn steeds complexer en omvangrijker. Daarnaast volgen ontwikkelingen elkaar steeds sneller op. Deze komen voort uit veranderingen in de markt, technologische innovaties (e-Health), fusies, outsourcing of wet- en regelgeving. Vaak zijn andere partijen of organisaties nodig om gestelde doelen te bereiken.

Programmamanagement

Organisaties die erin slagen door effectief leiderschap en strategiebeheersing zichzelf te veranderen, overleven eerder. De traditionele lijnorganisatie is minder toegerust om deze uitdagingen op een juiste manier op te pakken. Ook een enkel project biedt meestal geen oplossing. Programmamanagement helpt organisaties om strategische veranderingen succesvol door te voeren.

 

Wanneer is een programmatische aanpak zinvol ?

Een programma aanpak is zinvol indien;

  1. De verandering een meer strategisch karakter heeft;
  2. Er meer samenhang moet komen in projecten en activiteiten om een bepaald doel te bereiken. Dit doet zich vaak voor bij afdeling overstijgende of organisatie overstijgende doelen;
  3. Focus vereist is in de projecten en activiteiten om een bepaald doel te bereiken. Doelen zijn vaak complex of zelfs tegenstrijdig, inspanningen moeten gericht zijn op de gemeenschappelijke doelen;
  4. Aandacht, energie en geld te veel versnipperd zijn.

Binnen de ondersteunende processen wordt programmamanagement in de praktijk toegepast bij;

  • de opzet en invoering van een shared service center;
  • de organisatie brede implementatie van een ERP- en bestel- en betaalsysteem of;
  • de invoering van zelfsturende teams.

 

Meer weten ?

Bent u betrokken bij een strategische verandering binnen uw organisatie en hebt u behoefte aan advies over welke aanpak voor u het beste is ?

Neem dan contact op met Joanna Bos (06-54661934) en Antoinette Vriend (06-49113353) voor een vrijblijvend gesprek.

[1] MSP Compact, Michiel Ruzius, juni 2012.P

Gebruik soft skills voor een beter inkoopresultaat

Regelmatig horen wij van directie-en managementleden dat zij van medewerkers verwachten dat zij hun vak verstaan en veranderingen teweeg weten te brengen. Dit geldt ook voor inkopers. Uiteraard hebben zij verstand van de leveranciersmarkt en weten zij hoe een programma van eisen en wensen op te stellen. Onderhandelen zit in hun bloed en een goede deal sluiten is het hoogste goed, dat zijn de zogenaamde hard skills. Om veranderingen door te voeren, zoals op het gebied van innovatie, duurzaamheid en social return, zijn samenwerking met en commitment van collega’s en leveranciers nodig. Dit vraagt meer dan de aanwezige kennis en ervaring, dit vraagt om het bewust gebruiken van soft skills om zo mensen mee te krijgen.

Waarom? Omdat mensen zich dan gehoord voelen en in hun waarde gelaten waardoor de zin om samen te werken toeneemt en tegenwerking voorkomen wordt. Als inkopers zich hiervan bewust zijn en mee aan de slag gaan, ontstaat de opening voor een relatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Dan zijn leveranciers en collega’s ook eerder bereid om samen te werken en voor het gezamenlijk inkoopresultaat te gaan. Hoe ervaart u dat?

 

Wat zijn soft skills?

Volgens ons zijn soft skills te omschrijven als de persoonlijke eigenschappen en vaardigheden die de inkoper heeft en gebruikt in relaties met anderen. Zij zijn een aanvulling op de eerdergenoemde hard skills, de vaardigheden die voor een beroep noodzakelijk zijn.

Hieronder beschrijf ik de top 5 van persoonlijke vaardigheden zoals wij dat in de praktijk ervaren;

  1. Empatisch vermogen;
  2. Communicatieve vaardigheid op verschillende niveaus;
  3. Klant- en servicegerichtheid;
  4. Resultaatgerichtheid;
  5. Verantwoordelijkheidsgevoel

 

Hoezo een beter inkoopresultaat?

Door inkopers te leren en te laten ervaren hoe het inzetten van soft skills hen succesvoller maakt, dragen zij nog meer bij aan het succes van uw organisatie. Soft skills zijn namelijk aan te leren en verder te ontwikkelen om in de praktijk toe te passen.

Wat zijn de voordelen van het zich bewust zijn van en het gebruiken van soft skills door inkopers om te komen tot een beter inkoopresultaat? In eerste instantie heeft dit een kwalitatief effect wat leidt tot een kwantitatief ofwel financieel voordeel voor uw organisatie. Voorbeelden hiervan zijn;

  • Beter omgaan met weerstand bij het uitvoeren van projecten;
  • Belanghebbenden weten mee te krijgen bij het invoeren van contractmanagement;
  • Het op integere wijze geven en ontvangen van feedback;
  • Het proactief handelen van inkopers door hun aanpassingsvermogen;
  • Het bevordert actieve en constructieve samenwerkingsverbanden;
  • Actief klantbeheer en leveranciers- en contractmanagement.

Bovengenoemde punten zorgen voor een grotere acceptatie waardoor meer projecten succesvol en binnen budget en tijd worden afgerond. Hoe vaardig u en uw medewerkers hierin zijn, is meetbaar.

Het gebruik van soft skills maakt u zeker geen softie, wel een resultaatgerichte manager die oog heeft voor de harde en zachte kant die beide nodig zijn voor het bereiken van geformuleerde doelstellingen.

“Soft skills get little respect but will make or break your career”, Peggy Klaus.

 

Workshop “soft skills maken je nog geen softie”

Op 4 en 5 februari vindt het jaarlijkse tweedaagse NEVI Zorgcongres plaats in Eindhoven. Tijdens dit congres delen wij onze praktijkervaring en bieden wij deelnemers concrete handvaten om in hun werksituatie toe te passen. Naast de harde technische vaardigheden zijn juist de soft skills cruciaal om sneller en beter resultaat te bereiken. Pak uw kans om met uw inkoopmedewerkers concrete resultaten te behalen en zo geld te verdienen voor uw organisatie. Wij helpen u graag.

eqnc_wiezijnwij

Bent u directie- of management lid en wilt u aan de slag met soft skills binnen uw afdeling Inkoop en hierbij geholpen worden? Neem dan contact op met Joanna Bos of Antoinette Vriend-Smal van eQure & Care, zij helpen u graag verder en zijn bereikbaar via info@eqnc.nl of 06 – 54 66 19 34.