eQure & Care zorgt voor verbinding en verankering binnen uw organisatie met de focus op resultaat.

Gebruik soft skills voor een beter inkoopresultaat

Regelmatig horen wij van directie-en managementleden dat zij van medewerkers verwachten dat zij hun vak verstaan en veranderingen teweeg weten te brengen. Dit geldt ook voor inkopers. Uiteraard hebben zij verstand van de leveranciersmarkt en weten zij hoe een programma van eisen en wensen op te stellen. Onderhandelen zit in hun bloed en een goede deal sluiten is het hoogste goed, dat zijn de zogenaamde hard skills. Om veranderingen door te voeren, zoals op het gebied van innovatie, duurzaamheid en social return, zijn samenwerking met en commitment van collega’s en leveranciers nodig. Dit vraagt meer dan de aanwezige kennis en ervaring, dit vraagt om het bewust gebruiken van soft skills om zo mensen mee te krijgen.

Waarom? Omdat mensen zich dan gehoord voelen en in hun waarde gelaten waardoor de zin om samen te werken toeneemt en tegenwerking voorkomen wordt. Als inkopers zich hiervan bewust zijn en mee aan de slag gaan, ontstaat de opening voor een relatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Dan zijn leveranciers en collega’s ook eerder bereid om samen te werken en voor het gezamenlijk inkoopresultaat te gaan. Hoe ervaart u dat?

 

Wat zijn soft skills?

Volgens ons zijn soft skills te omschrijven als de persoonlijke eigenschappen en vaardigheden die de inkoper heeft en gebruikt in relaties met anderen. Zij zijn een aanvulling op de eerdergenoemde hard skills, de vaardigheden die voor een beroep noodzakelijk zijn.

Hieronder beschrijf ik de top 5 van persoonlijke vaardigheden zoals wij dat in de praktijk ervaren;

  1. Empatisch vermogen;
  2. Communicatieve vaardigheid op verschillende niveaus;
  3. Klant- en servicegerichtheid;
  4. Resultaatgerichtheid;
  5. Verantwoordelijkheidsgevoel

 

Hoezo een beter inkoopresultaat?

Door inkopers te leren en te laten ervaren hoe het inzetten van soft skills hen succesvoller maakt, dragen zij nog meer bij aan het succes van uw organisatie. Soft skills zijn namelijk aan te leren en verder te ontwikkelen om in de praktijk toe te passen.

Wat zijn de voordelen van het zich bewust zijn van en het gebruiken van soft skills door inkopers om te komen tot een beter inkoopresultaat? In eerste instantie heeft dit een kwalitatief effect wat leidt tot een kwantitatief ofwel financieel voordeel voor uw organisatie. Voorbeelden hiervan zijn;

  • Beter omgaan met weerstand bij het uitvoeren van projecten;
  • Belanghebbenden weten mee te krijgen bij het invoeren van contractmanagement;
  • Het op integere wijze geven en ontvangen van feedback;
  • Het proactief handelen van inkopers door hun aanpassingsvermogen;
  • Het bevordert actieve en constructieve samenwerkingsverbanden;
  • Actief klantbeheer en leveranciers- en contractmanagement.

Bovengenoemde punten zorgen voor een grotere acceptatie waardoor meer projecten succesvol en binnen budget en tijd worden afgerond. Hoe vaardig u en uw medewerkers hierin zijn, is meetbaar.

Het gebruik van soft skills maakt u zeker geen softie, wel een resultaatgerichte manager die oog heeft voor de harde en zachte kant die beide nodig zijn voor het bereiken van geformuleerde doelstellingen.

“Soft skills get little respect but will make or break your career”, Peggy Klaus.

 

Workshop “soft skills maken je nog geen softie”

Op 4 en 5 februari vindt het jaarlijkse tweedaagse NEVI Zorgcongres plaats in Eindhoven. Tijdens dit congres delen wij onze praktijkervaring en bieden wij deelnemers concrete handvaten om in hun werksituatie toe te passen. Naast de harde technische vaardigheden zijn juist de soft skills cruciaal om sneller en beter resultaat te bereiken. Pak uw kans om met uw inkoopmedewerkers concrete resultaten te behalen en zo geld te verdienen voor uw organisatie. Wij helpen u graag.

eqnc_wiezijnwij

Bent u directie- of management lid en wilt u aan de slag met soft skills binnen uw afdeling Inkoop en hierbij geholpen worden? Neem dan contact op met Joanna Bos of Antoinette Vriend-Smal van eQure & Care, zij helpen u graag verder en zijn bereikbaar via info@eqnc.nl of 06 – 54 66 19 34.

De spagaat tussen korte en lange termijn in de Zorg

De laatste jaren zijn, mede door de drastische bezuinigingen in de Zorg, veel bestuurders in de Zorg gericht op het bereiken van korte termijn resultaten. Belangen op het gebied van financiën overheersen en er is sprake van gefragmenteerde verantwoordelijkheden. Terwijl een duurzame, op de lange termijn gerichte vorm van denken en handelen binnen de Zorg juist leidt tot continuïteit en betaalbare zorg voor nu en later. Hoe komt u uit deze spagaat ?

 

Inleiding

Mede door de toegenomen invloed van stakeholders (belanghebbenden) is een eenzijdige focus op korte termijn doelstellingen in de Zorg ontstaan. Veel plannen van het kabinet om te bezuinigen op de Zorg lijken ingegeven door financieel-economische korte termijnoverwegingen. Terwijl de doelstellingen op lange termijn, zoals het leveren van kwalitatief hoogwaardige en betaalbare zorg en patiëntveiligheid, hiermee onder druk lijken te staan.

De spagaat tussen korte en lange termijn in de Zorg

 

Gevolgen van korte termijn denken en handelen:

  1. Eenzijdige focus op belangen van stakeholders: zowel binnen de politiek alsook bij de Raad van Toezicht zijn de belangen gericht op het realiseren van financiële resultaten. Bestuurders worden veelal aangesteld voor een periode van 2 tot 3 jaar en hebben daarbij een persoonlijk belang. Dit leidt vaak tot “Window dressing”, ofwel waarbij de resultaten op een positieve wijze gepresenteerd worden.
  2. De visie wordt in de praktijk onvoldoende ondersteund door houding, gedrag en acties of werkwijze. Directie en management verliezen zo hun geloofwaardigheid waardoor de visie zich tegen de organisatie keert in plaats van haar te ondersteunen.
  3. Te weinig oog voor interne processen: optimalisatie van interne processen leidt vaak op lange termijn tot effecten, door korte termijn belangen is hier vaak te weinig oog voor. Dit leidt tot frustratie bij medewerkers, die de dagelijkse routines (interne processen) van de organisatie uitvoeren.
  4. De mens gaat verloren. Een eenzijdige focus werkt vaak verlammend voor de mensen die er werken. Dit belemmert de hoognodige innovaties en kwaliteitsverbeteringen, die ook in de Zorg hard nodig zijn.
  5. Resultaten zijn tegengesteld: De korte en lange termijn resultaten van een actie zijn         verschillend en meestal tegenovergesteld. In de inkoopfunctie zien we dit bijvoorbeeld terug door de focus op besparingen, terwijl dit op de lange termijn leidt tot kwaliteitsverlaging of meerwerk gedurende de uitvoeringsfase wat uiteindelijk niet leidt tot het gewenste resultaat.

 

5 tips om uit de impasse te komen

Hoe om te gaan met de sterke focus op de korte termijn, zonder de lange termijn uit het oog te verliezen ?

  1. Breng balans aan in de belangen van alle stakeholders (belanghebbenden) Het lange termijn belang van organisaties is het best gediend door een morele benadering waarbij het evenwicht in waardering tussen alle stakeholders voorop staat. Dit zijn : de klant, de medewerkers, leveranciers, de maatschappij, bestuurlijk verantwoordelijken (Raad van Toezicht, politiek).
  2. Zorg voor een cultuur waarin continu verbeteren is verankerd. Formuleer niet alleen een visie maar draag deze ook uit in woord en gedrag. Ontwikkel prestatie indicatoren die gericht zijn op de korte en de lange termijn.
  3. Focus op processen in plaats van resultaten. Houdt daarbij rekening dat niet alle processen gelijkwaardig zijn. Voordat grote inspanningen geleverd worden om deze te verbeteren, moeten de essentiële processen gedefinieerd zijn. Start daarom bij de eigen afdeling en voer stap voor stap verbeteringen door. Betrek daarna ook de aanpalende afdelingen.
  4. Focus op de doelstellingen via de mens, Kijk daarvoor naar de beste resultaten van de mensen. Motiveren werkt op de korte termijn, inspireren op de lange termijn. Laat medewerkers eigen verantwoordelijkheid nemen door hen invloed te laten uitoefenen in de wijze waarop zij werken en feedback geven op de organisatie.
  5. Zie korte termijn doelstellingen als stappen om lange termijn doelen te behalen. Formuleer ook quick wins, die op korte termijn (makkelijk) te realiseren zijn. Door een koppeling te maken met de lange termijn effecten helpen deze bij het behalen van de bijbehorende doelstellingen.

 

Een praktijkvoorbeeld

De Directie van een Zorginstelling is onder druk van haar stakeholders sterk gericht op het op korte termijn realiseren van besparingen. Er is een target opgelegd aan de afdeling financiën en de inkoopafdeling om binnen 2 jaar 10 miljoen te besparen. Dit leidt tot frustratie bij medewerkers vanwege tegenstrijdige belangen tussen de lijnmanagers en ondersteunende afdelingen.

Door targets op te leggen aan de lijnafdelingen in plaats van aan de ondersteunende afdelingen, stimuleert u dat zij hun expertise op de juiste wijze inzetten. Door naast de korte termijn resultaten ook te focussen op de lange termijn effecten van doelstellingen zoals betaalbare zorg en patiëntveiligheid wordt continuïteit gerealiseerd. Als meer aandacht wordt besteed aan de menskant door betrokkenheid van management en medewerkers te verhogen raken mensen geïnspireerd om resultaten te bereiken.

 

Conclusie

De te behalen resultaten zijn en blijven belangrijk. Het gaat vooral om de wijze waarop de Directie resultaten gaat behalen, en hoe u met elkaar omgaat. De best mogelijke resultaten worden behaald in een sfeer waarin iedereen rendeert en gelukkig is.

“Doen wat je leuk vindt, is vrijheid.

Leuk vinden wat je doet, is geluk”

 

Herkent u de spagaat tussen korte en lange termijn en kunt u daarbij wat hulp gebruiken? Neem dan contact op met Antoinette Vriend (0649113353) of Joanna Bos (0654661934) of mail naar info@eqnc.nl. In een vrijblijvend gesprek kijken wij wat voor uw organisatie de beste aanpak is.